Un micrófono para cada orador
Captan palabras y expresiones con claridad. Habla a unos 15 o 20 cm, sin tapar el micrófono con papeles ni con la mano.
Importante
Guía práctica
Cómo grabar tu reunión para que la transcripción salga exacta.
Para presidentes, secretarios y líderes de juntas, asambleas y comités. Seis minutos de lectura que te ahorran horas de corrección.
La idea central
El programa solo puede escribir lo que logra escuchar con claridad. Una buena grabación, con nombres, cifras y decisiones dichas en voz alta, produce una transcripción y un acta más exactas, compromisos bien asignados y menos horas de corrección.
1Una voza la vez, sin superposiciones
2Micrófonopara cada intervención
3Salida de audiograbar desde la amplificación
4Cierrecon los compromisos dictados
1 Antes: prepara el audio y el equipo
La base de una buena transcripción se decide antes de que alguien hable.
Graba desde la salida de la amplificación
No pongas el celular sobre la mesa. La mezcla que sale del amplificador ya reúne todos los micrófonos con el volumen equilibrado: conecta la grabadora o el computador a la salida de línea de la consola.
ImportanteTen un respaldo
Un segundo dispositivo en la mesa, aunque su calidad sea menor, salva la reunión si falla el equipo principal.
Prueba antes de empezar
Graba 30 segundos y escúchalos. El audio no debe saturarse ni quedar muy bajo.
Una sola grabación continua
No pauses y reanudes sin avisar. Los recesos se anuncian y se marcan en voz alta.
Controla el ruido de la sala
Cierra puertas, apaga ventiladores y aparatos ruidosos, silencia los celulares y evita golpes de mesa o papeles cerca del micrófono.
Participantes remotos
Prueba su audio, pídeles que silencien el micrófono cuando no hablen y usa la misma plataforma durante toda la grabación.
Formato y nombre del archivo
Guarda en alta calidad: WAV, o M4A o MP3 de al menos 128 kbps. Nómbralo así: AAAA-MM-DD_Junta_Tipo.
2 Al comenzar: la apertura grabada
Quien lidera la reunión da el contexto en voz alta. El programa no ve la sala ni conoce a los asistentes: lo que no se dice, no existe en el acta.
- Espacio y tiempoLugar de la reunión, día, fecha y mes. Evita errores de fecha o de año.
- ModalidadQuiénes están presentes en la sala y quiénes participan de forma remota. Permite registrar bien la asistencia.
- Hora de inicio y hora prevista de finalizaciónFija el marco de la sesión. Al cierre se confirma la hora real.
- Objeto de la reuniónPara qué se convoca y qué se espera decidir. Da el criterio para ordenar el contenido.
- AsistenciaLlama a lista o nombra a cada asistente con nombre y apellido, y verifica el quórum.
- Orden del díaLéelo completo, punto por punto y con su número. Así el acta sale en el mismo orden.
- Aviso de grabación y reservaInforma que la sesión se graba y que su contenido es reservado.
Guion modelo de apertura
«Buenas [tardes]. Hoy [día], [fecha], siendo las [hora], damos inicio a la [tipo de reunión y número] en [lugar]. Esta sesión se está grabando y su contenido es reservado.»
«Están presentes en la sala: [nombres y apellidos]. Participan de forma remota: [nombres y apellidos]. Verifico el quórum: [número de asistentes], por lo que podemos deliberar y decidir.»
«El objeto de esta reunión es [objeto]. Está prevista su finalización a las [hora]. El orden del día es: punto uno, [tema]; punto dos, [tema]; punto tres, [tema].»
3 Durante la reunión: habla para ser entendido
Dar y tomar la palabra
- Primera intervención: quien lidera da la palabra con nombre y apellido completos. «Tiene la palabra el señor Carlos Ramírez».
- Siguientes intervenciones: basta con el nombre o el apellido. «Adelante, Carlos».
- Una sola persona habla a la vez. Las voces superpuestas son la principal causa de frases cortadas y de intervenciones atribuidas a quien no corresponde.
- No hables sin que te den la palabra, ni siquiera para apoyar. Si necesitas interrumpir, pídela de forma explícita.
- Cuando alguien se incorpore, el líder lo anuncia: «Se une a la reunión [nombre y apellido] a las [hora]». Igual cuando se retire.
Anunciar cada punto y cada cambio
- Abre cada tema con su número: «Pasamos al punto cuatro: aprobación del acta anterior».
- Cierra cada tema con una frase de síntesis: «Queda registrado que…».
- Anuncia los recesos con su hora de inicio y de fin, y avisa cuando algo se dice fuera de acta y cuándo se retoma la grabación.
- Nombra los documentos de apoyo por su nombre o número: «el acta 17.06», «la diapositiva 5», «el artículo 55 del reglamento».
Cifras, nombres y siglas
- Di las cifras completas y con unidad: «doce millones de pesos», no «doce»; «el quince por ciento», no «quince».
- Repite las cifras clave cuando se usarán en el acta o en un presupuesto.
- Deletrea los apellidos o nombres poco comunes la primera vez, y di las siglas completas (DIAN, SIMPLE, PQRS) antes de usar la abreviatura.
- Evita expresiones ambiguas como «eso», «lo de allá» o «el tema de siempre»: nombra el asunto cada vez.
Propuestas y votaciones
- El líder lee la proposición completa antes de votar y dice quién la presenta y quién la apoya.
- Se vota en voz alta y por nombre: «a favor, en contra o abstención».
- El líder dicta el resultado: «Queda aprobada con cinco votos a favor, uno en contra y una abstención». Es la frase que se usa para llenar la tabla de decisiones.
Compromisos dictados
Cada vez que se acuerde una tarea, el líder la dicta en una sola frase con esta estructura:
Fórmula del compromiso
«Compromiso: [qué se hará], a cargo de [nombre y apellido], antes del [fecha].»
Si el responsable o la fecha no están definidos, dilo: «responsable y plazo por definir». Así no se inventan datos y la junta sabe qué falta.
4 El cierre: confirma lo acordado
Antes de terminar, el líder repite en voz alta lo que debe quedar en el acta. Es el segundo momento más útil, después de la apertura.
Guion modelo de cierre
«Resumo los compromisos de hoy: uno, [compromiso], a cargo de [nombre], antes del [fecha]. Dos, [compromiso], a cargo de [nombre], antes del [fecha].»
«Quedan pendientes para la próxima reunión: [temas]. Se levanta la sesión a las [hora real de finalización]. Gracias a todos.»
5 Después: cómo entregar el material
- Entrega el audio junto con el contexto: orden del día, lista de asistentes con sus nombres correctos, acta anterior y documentos de apoyo.
- Incluye un pequeño glosario con siglas, nombres de proyectos, artículos citados y apellidos poco comunes.
- Pide un resultado con estructura fija: acta depurada, resumen ejecutivo, cuadro de compromisos (compromiso, responsable, plazo) y notas de lo que debe verificarse.
- Conserva siempre la transcripción original sin cambios, como respaldo y evidencia.
- Revisión humana final: el secretario confirma lo marcado como «por confirmar» antes de firmar. El programa propone; la junta decide.
6 Problemas frecuentes y cómo evitarlos
Causa comúnVarias personas hablan a la vez o hay ruido de fondo.
Qué hacerUna voz a la vez, micrófono y sala silenciosa.
Causa comúnNo se identificó quién habla.
Qué hacerDa la palabra por nombre y apellido; usa el nombre después.
Causa comúnSe dijeron una sola vez y rápido, sin deletrear.
Qué hacerNombre completo al abrir y al dar la palabra; deletrea los poco comunes.
Causa comúnSe dijeron sin unidad o sin repetir.
Qué hacerDi la cifra y la unidad completas y repite las importantes.
Causa comúnNo se dictó el conteo.
Qué hacerEl líder dicta votos a favor, en contra, abstenciones y resultado.
Causa comúnSe acordaron de forma informal.
Qué hacerUsa la fórmula del compromiso y resúmelos al cierre.
Causa comúnNo se dijeron al iniciar.
Qué hacerApertura completa con espacio, tiempo y asistencia.
Causa comúnGrabación con celular lejos de los oradores.
Qué hacerMicrófono y grabación desde la salida de la amplificación.
7 Lista de verificación rápida
Antes
- Micrófonos probados
- Salida de amplificación conectada
- Respaldo de grabación listo
- Orden del día y asistentes a mano
- Celulares en silencio
Durante
- Apertura completa en voz alta
- Palabra por nombre y apellido
- Una voz a la vez
- Cifras con unidad
- Votos y compromisos dictados
Después
- Resumen de compromisos al cierre
- Hora real de finalización
- Audio con nombre estándar
- Audio y contexto entregados
- Revisión humana antes de firmar
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